Meest gestelde vragen uit het Webinar Postex

Wordt deze correspondentie dan opgeslagen in ViewPoint bij de relatie?

Alle correspondentie die vanuit ViewPoint via Postex naar de huurder wordt verzonden wordt ook opgeslagen in het dossier van de relatie. De functioneel beheerder kan dit instellen via een parameter bij het sjabloonbeheer. Het opslaan wordt uitgevoerd op het moment dat het document definitief wordt gemaakt. Het wordt dan opgeslagen bij de relatie en direct verzonden naar Postex.

Het afzendadres start nu met Postex. Is het mogelijk dat hier onze bedrijfsnaam naar voren komt. Sommige huurders vertrouwen "Postex" niet omdat ze deze naam niet kennen.

Het is inderdaad zo dat het voor huurders vreemd kan overkomen als de afzender Postex is. Daarom raadt Postex deze inrichting af en biedt zij de optie om het eigen domein van de corporatie daarvoor als verzendadres in te stellen. Uiteraard kan zij dit op verzoek voor de corporatie inrichten.

Komen antwoorden op de door Postex aan de huurder verstuurde mail mails dan in Outlook terecht?

Alle verzonden documenten worden verstuurd vanuit het domein van de klant. Per poststroom kan er gekozen worden voor een ander emailadres bijv. info@woco.nl. Indien een huurder reageert op de email, zal het bericht in de desbetreffende outlook mailbox ontvangen worden.

Kan Postex ook een aangetekende brief versturen. Biedt Postex hier functionaliteit voor?

Postex kan geen aangetekende brieven versturen. Postex kan digitaal wel documenten versturen die met een unieke code kunnen worden geopend. Deze unieke code kan bijv. een huurdernummer zijn of postcode/huisnummer combinatie. De huurder kan het document dus alleen openen met deze validatie.

Kunnen mijn brieven van de huurverhoging nog wel met de bestaande koppeling verzonden worden?

Zeker, de bestaande koppeling werkt parallel naast de nieuwe koppeling. Per sjabloon in ViewPoint is voor de functioneel beheerder te zien via welke versie van de koppeling het sjabloon wordt verzonden. Het is mogelijk om sjabloon voor sjabloon om te zetten naar de nieuwe koppeling zodat de migratie geen “big bang” is voor de corporatie. Brieven voor de huurverhoging kunnen dus gewoon ook nog op de huidige inrichting worden verstuurd.

Komen brieven die vanuit Sociaal incasseren verstuurd zijn ook in het statusrapport?

Vanuit Sociaal incasseren worden de sjablonen via de sjablonen van Smart documents verstuurd naar Postex en hier is de statusinformatie van documenten en betalingen al eerder opgeleverd.  De teruggekoppelde informatie daarover blijft te vinden in de actie die het document verstuurd heeft in de contacthistorie.

Is de webinar ook terug te zien voor collega’s?

Zeker, iedere persoon die zich heeft aangemeld voor de webinar krijgt daarna ook een terugkijklink toegestuurd. Ook kunnen alle door Itris georganiseerde webinars teruggekeken worden op het Itris Experience Center op onze website. Iedere medewerker van de Itris-klanten kan een eigen (gratis) inlog vragen voor het Experience Center. Naast Webinars terugkijken vind je hier ook geplande trainingen, events en nieuws van Itris.

Wat zijn de kosten die verbonden zijn vanuit deze update?

Zowel vanuit Itris als vanuit Postex zijn deze uitbreidingen in functionaliteit een onderdeel van het onderhoud en hebben dus geen invloed op de licentiekosten. Deze blijven gewoon gelijk.
Aan beide kanten kan er wel sprake zijn van dienstverleningskosten om de nieuwe functionaliteiten in te richten. Vanuit Itris betreft dit een eenmalige inrichting van de nieuwe technische koppeling (enkele uren) en optioneel extra ondersteuning bij het implementeren van nieuwe sjablonen die nog niet eerder via Postex verzonden werden. Vanuit Postex zal de inrichting naar verwachting één tot mogelijk enkele dagen betreffen afhankelijk van de behoefte van de corporatie.

Werkt de koppeling alleen op ViewPoint Home of ook op ViewPoint 7.0?

De nieuwe mogelijkheden van het koppelvlak zijn ontwikkeld op de laatste versie van onze oplossing; ViewPoint Home. Wanneer de corporatie nog op ViewPoint 7.0 werkt assisteren wij graag bij de overgang naar deze nieuwste versie en informeren wij de corporatie graag over de overige voordelen van deze nieuwste versie van ons ERP.