Klantcase QuaWonen met EntrD

QuaWonen volledig in lijn met de AVG-wetgeving dankzij EntrD-koppeling 

Voor deze klantcase spraken we met Jacoline Teeuwen, Functioneel Beheer & Informatiemanagement bij QuaWonen, de woningcorporatie voor de Krimpenerwaard en Krimpen aan den IJssel. QuaWonen biedt betaalbare, duurzame woningen en zet sterk in op zorgvuldig databeheer. Een uitdaging in hun ERP-systeem maakte die focus extra belangrijk. 

Uitdaging: AVG-gevoelige documenten in het ERP

Tijdens een eerdere digitaliseringsslag kwamen er AVG-gevoelige documenten in het ERP terecht die niet langer bewaard mochten worden. Dat moest opgelost worden, maar wel slim en zorgvuldig. 

Jacoline vertelt dat QuaWonen vooral een aanpak zocht die “efficiënt, veilig en zo onzichtbaar mogelijk voor de organisatie” zou verlopen. Een eenmalige, gecontroleerde actie om het dossierbeheer volledig AVG-proof te maken, zonder verstoring van systemen of medewerkers. 

Oplossing: een gerichte opschoning via EntrD

QuaWonen koos voor een opschoningsactie via EntrD, in samenwerking met Itris. Met deze aanpak konden ongewenste documenten automatisch worden verwijderd, weggelakt of vervangen door dummy-bestanden. 

De samenwerking tussen EntrD, Itris en QuaWonen verliep volgens Jacoline “flexibel, transparant en heel prettig.” EntrD gaf duidelijk aan wat er nodig was en de Itris-consultant vertaalde dit naar een helder proces en een goed werkbaar format. Tijdens het traject ontving QuaWonen overzichtelijke rapportages, waardoor elke stap inzichtelijk bleef. 

Resultaten: snel, zorgvuldig en compliant

De opschoning bracht precies wat QuaWonen nodig had: een organisatie die weer volledig in lijn is met de AVG-wetgeving. De actie kostte de organisatie opvallend weinig tijd en had geen impact op de dagelijkse werkzaamheden. 

Volgens Jacoline zijn QuaWonen door EntrD en Itris “geheel ontzorgd, waardoor we in één keer een grote stap hebben gezet in het voldoen aan de AVG-wetgeving.” De dossiers in ViewPoint zijn nu up-to-date en sluiten weer aan op het reguliere opschoonproces. 

Blik op de toekomst: continu opschonen met FileFactory

Met de vernieuwde koppeling tussen ViewPoint en EntrD’s FileFactory gaan de gesprekken met QuaWonen verder over hoe ook nieuwe én gewijzigde documenten voortaan automatisch opgeschoond kunnen worden. Zo blijft QuaWonen ook in de toekomst in lijn met de AVG-wetgeving, zonder extra werk of omkijken. Jacoline ziet dat als een mooie volgende stap in het blijvend borgen van zorgvuldig databeheer binnen de hele organisatie.