Joris van den Eijnden (Tiwos): Van goed naar beter met het applicatielandschap

Veel woningcorporaties werken al lang met dezelfde systemen waaraan in de loop der tijd diverse uitbreidingen en koppelingen zijn toegevoegd. Door de waan van de dag en het feit dat de systemen vaak prima werken, zien corporaties weinig aanleiding om het complete landschap door te lichten. Toch heeft woningcorporatie Tiwos uit Tilburg besloten om dit wél te doen. Wat was de aanleiding, wat heeft het aan informatie opgeleverd en wat wil zij met haar herijkte ICT-landschap bereiken? CorporatieGids Magazine ging erover in gesprek met Joris van den Eijnden, Strateeg I&A bij Tiwos.

“Goed digitaal ‘gereedschap’ is essentieel om te kunnen werken aan sociale huisvesting in Tilburg,” opent Joris het gesprek. “Digitalisering ondersteunt de strategische doelstellingen van Tiwos en we zien dit als cruciaal voor efficiëntie, betere dienstverlening en interne samenwerking. Dit sluit aan bij onze nieuwe visie op digitaal die in 2024 tot stand is gekomen. Vanuit onze eigen ervaring wisten we al dat ons huidige ICT-landschap modernisering nodig had op het gebied van toegankelijkheid en informatie. Daarnaast hebben we verbeterpunten op het gebied van digitale vaardigheden onder collega’s.”

Onverwachte uitkomsten quickscan
Om de huidige situatie goed in beeld te brengen en de digitalisering verder te sturen en te ontwikkelen, heeft Tiwos een scan uitgevoerd. Joris: “Hiermee krijgen we zicht op hoe de inrichting, het gebruik, het kennisniveau en de huidige werkwijze bij Tiwos kunnen worden verbeterd, en hoe de inrichting zich verhoudt tot de best practices. De conclusie is dat er op al deze terreinen voldoende te verbeteren valt. Op basis van dit onderzoek en onze wensen hebben we in totaal 42 activiteiten benoemd met verschillende urgenties en belangen. We zijn nu bezig met het op orde brengen van de basis van ons ERP-systeem ViewPoint, het DMS en de daaruit startende werkstromen.”

“Overigens waren de uitkomsten van de scan anders dan onze verwachtingen. Verre van zelfs. Natuurlijk wisten we van tevoren wel enkele verbeterpunten te benoemen, maar de hoeveelheid bruikbare informatie die is opgehaald overtreft de verwachtingen ruimschoots. Een belangrijk bijkomend voordeel is de betrokkenheid van de organisatie bij dit verbetertraject door de medewerkers er van het begin af aan bij te betrekken.”

Aanhaken bij ontwikkelingen
“Tiwos gebruikt ViewPoint van Itris en vandaar dat we hen hebben gevraagd om de quickscan uit te voeren,” vervolgt Joris. “Itris heeft in dit traject echt als partner aan tafel gezeten en een belangrijke rol gespeeld. De conclusie is dat de ontwikkelingen in onze omgeving niet stilstaan maar elkaar in rap tempo opvolgen. Als wij daar als corporatie niet in meegaan, raken we achterop. Tiwos heeft in het verleden de mogelijkheden die het werk makkelijker en efficiënter maken niet altijd geadopteerd. Dat gaan we dus anders doen. Zo gaan we de transitie naar de Itris-cloud oppakken om onze on-premises infrastructuur te kunnen ontmantelen en ook de gehele kantoorautomatisering zullen we gaan uitbesteden. Door deze taken uit te besteden en zelf de regie te voeren, blijft onze IT-omgeving volledig up-to-date en kunnen we ons als woningcorporatie focussen op onze kernactiviteiten.”

Beoordeling applicatielandschap
Op de vraag hoe je als corporatie je applicatielandschap beoordeelt, antwoordt Joris: “Met het huidige landschap kunnen we onze sociale taak vervullen. Het werkt effectief. Maar we weten ook dat het op punten beter kan. We zien dat bijvoorbeeld aan de dominantie van maatwerk in het landschap om alles draaiende te houden. En we hebben geconstateerd dat het landschap is ‘verouderd’. Dan is er maar één conclusie mogelijk: je moet stappen ondernemen om de processen, met de juiste tools, efficiënter te maken. Het doel van het proces blijft hetzelfde, maar de route daar naartoe kan vaak makkelijker. Aan veiligheid zullen we nooit tornen, dat moet een vanzelfsprekendheid blijven waar iedereen op moet kunnen vertrouwen. Maar als we geld en tijd kunnen besparen op een verantwoorde manier, dan zullen we dat doen. We hoeven daarbij niet voorop te lopen in de markt maar willen wel graag in de eerste achtervolgersgroep zitten.”

Ook verbetermogelijkheden data
Het applicatielandschap is belangrijk, maar dat geldt ook voor de vastgelegde data. Volgens Joris zijn er ook daar nog verbetermogelijkheden: “We hebben gemerkt dat we op veel gebieden afwijken van de best practices en ook niet altijd aansluiten bij corporatiestandaarden zoals CORA en VERA. Dit is niet per definitie goed of slecht, maar we zien wel mogelijkheden voor verbeteringen. De focus zal daarbij liggen op de juiste en eenmalige registratie van de data op het moment dat de informatie ontstaat of wijzigt. Op deze manier zal de informatiehuishouding op een hoger niveau komen.”

Gevolgen medewerkers
Applicatielandschappen ontstaan gedurende een lange periode bij woningcorporaties. En vaak worden er allerlei speciale koppelingen voor ontwikkeld. Dat is ook bij Tiwos zo volgens Joris: “Maatwerk is meer regel dan uitzondering in onze procesinrichting, met goede intenties zo ontstaan, maar achteraf best een uitdaging om aan te sluiten bij standaarden. Nu we gaan bewegen naar best practices en corporatiestandaarden zal dat de nodige verandering met zich meebrengen. Ook medewerkers hebben daarbij onze speciale aandacht. Als we een procesverbetering doorvoeren, kijken we tegelijkertijd naar data, maar ook opleiding komt aan bod. Iedere medewerker krijgt de juiste scholing voor de eigen werkzaamheden.”

Barbapapa-principe
Joris: “Ooit heb ik de uitspraak gedaan dat een IT-omgeving een soort Barbapapa-principe moet kennen: een flexibele omgeving die zich laat aanpassen naar wat er nodig is op dat moment. In de praktijk is dat lastig voor een woningcorporatie in 2026. Niet alleen veranderen wet- en regelgeving met ieder kabinet en veranderen behoeften van bewoners, ook worden veel producten en diensten ontwikkeld of vernieuwd. Als woningcorporatie moet je je continu als een soort Barbapapa aanpassen aan die veranderingen in de externe wereld. Daarom was dit traject ook heel belangrijk voor Tiwos om de huidige situatie goed in beeld te hebben waardoor we weten wat we moeten doen om onze doelstellingen te kunnen behalen.”

Van goed naar beter
Woningcorporaties die overwegen om hun systemen door te lichten, doen er goed aan om hun systemen grondig te analyseren en niet bang te zijn voor de uitkomst, besluit Joris. “Je kunt er immers alleen maar beter van worden. En realiseer je dat alles wat er nu is, een historie heeft. Vaak werkt de huidige inrichting prima maar is het de vraag of het op dit moment wel de best mogelijke situatie biedt voor de corporatie. Binnen Tiwos zeggen we dan ook: ‘Van goed naar beter’ en dat zal voor veel corporaties gelden. Onze bewoners ondervinden geen hinder bij de huidige processen maar zullen wel baat hebben bij de verbeteringen. En die dienstverlening is waar we het voor doen, dus als dat beter kan, dan ben je dat eigenlijk verplicht.

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Else Loof